Transformation des globalen Treasury Managements im Maschinenbau

Projekt: Mehrjährige Zusammenarbeit zur Transformation der Treasury-Prozesse | Einführung von SAP Treasury

Tags:  Liquiditätsplanung | Cash Pooling I FX Risk Strategie I Hedge Accounting | Kostensenkung I Vorbereitung zum SAP Treasury

Ein Schweizer Weltmarktführer für die Herstellung von Spinnereimaschinen (Umsatz 1 Mrd. CHF) hatte im zweiköpfigen Treasury Management Team eine Vollzeitkraft durch Kündigung verloren. Unser Interim Manager wurde engagiert, um das Tagesgeschäft im Treasury Management aufrechtzuerhalten und einzelne Herausforderungen zu bewältigen. Aus dem für wenige Monate geplanten Troubleshooter-Einsatz entwickelte sich eine mehrjährige Zusammenarbeit mit diversen Projekten zur Transformation der Treasury-Prozesse bis hin zur Einführung von SAP Treasury.

Vielzahl von Herausforderungen im Treasury Management identifiziert

Als wir das Mandat übernahmen, wurde schnell klar, dass das Unternehmen vor zahlreichen prozessualen und technischen Herausforderungen stand. Dazu zählten vor allem:

• Trouble-Shooting im bestehenden Treasury Systems «Reval / ITS»
  
• Einführung eines global praktizierten Hedge Accounting nach dem IFRS 9 Standard
  
• Ausbau des Group Nettings
  
• Aufbaus eines neuen Cross-Border Cash Pooling mit vier Pools für EUR, CHF, USD und Offshore-RMB
  
• Entwicklung einer neuen FX-Risk Strategie und Sicherstellung der regulatorischen Anforderungen von EMIR, FATCA, AIA, CRS, MiFid, FinfaG und Dodd Frank
  
• Einführung einer SWIFT for Corporates Lösung mit eigenem BIC
  
• Aufsetzen eines neuen globalen Zahlungsverkehrs
  
• Wechsel vom Treasury System Reval zur umfassenden Treasury Lösung von SAP mit Einführung eines Inhouse-Banking Konzepts.

Die größte Schwäche der aktuellen Treasury bestand darin, dass die zahlreichen Prozesse stark fragmentiert waren. Um diese Mängel abzustellen, erfasste der Interim Manager zunächst die Prozesse und entwickelte das Zielbild für ein Treasury-Management auf der Höhe der Zeit. Daraus leitete er die Roadmap der erforderlichen Änderungen ab.

Neue Liquiditätsplanung schafft Grundlage für Transformation der Prozesse

Basis beinahe aller Treasury-Prozesse ist eine aussagekräftige, direkte und währungssensitive Liquiditätsplanung, die weitgehend automatisiert sein sollte. Bislang nutzte das Unternehmen  «Reval» als Tool für die Liquiditätsplanung. Das hatte sich allerdings einerseits als zu kompliziert und unflexibel in der Konzeption erwiesen und erfüllte andererseits nicht alle Anforderungen. Wir führten daher eine neue Liquiditätsplanung mit der dafür spezialisierten Websoftware «TIPCO» mit ein. Innerhalb von nur sechs Monaten integrierten wir zusammen mit dem zwischenzeitlich wieder auf 2 Vollzeitkräfte ausgebauten Team die weltweiten Gesellschaften, alle Banken, Bankkonten, Kreditlinien und Working Capital relevanten internen Konten in allen verschiedenen Währungen in das neue Planungstool. Mit den nun zur Verfügung stehenden hochgranularen Daten war das Unternehmen in der Lage, nebst einer transparenten Liquiditätsprognose auch die externen und internen Währungsrisiken zusammenfassend zu analysieren, die Basis für ein neues Group-Netting aufzustellen und die Gruppenliquidität weitgehend in Cross-Border Cash Pools zu zentralisieren.

Hedge Accounting nach IFRS9 verringert Volatilität der Sicherungsgeschäfte

In einem weiteren Teilprojekt betraute der Group CFO das Group Treasury damit, die Ergebnisvolatilität von Sicherungsgeschäften deutlich zu vermindern. Der Konzern bilanziert nach IFRS. Das erforderte , IFRS 9 als Nachfolger von IAS 39 einzuführen - mit all den komplexen und umfassenden Einzelheiten wie Effektivtests und revisionssicheren Buchungen.

Für die Umstellung erstellten wir zuerst ein Excel-Testmodul, in dem wir die Hedge Accounting Prozesse modellierten, um den perfekten Lösungsweg herauszufinden. Dabei bewältigten wir die Herausforderung, die ständig ändernden Underlyings in Höhe und Zeitpunkt der Fälligkeit genau zu erfassen und die Rezyklierung der Derivate sicherzustellen. Nach Abschluss der Testphase konnten wir das Projekt in den Permanentprozess überführen. 

Zu diesem Zeitpunkt war die Treasury IT noch in einer Übergangsphase von Reval und weiteren Systemen zu einem einheitlichen SAP Standard. Daher mussten zum Anfang die Hedges und Underlyings redundant in zwei Systemen geführt werden. In Reval erfolgte die Bewertung und in TIPCO die Berechnung des Hedge Accounting. Am Schluss übermittelten wir die komplexen Buchungssätze mittels direkter Buchungsanweisungen inkl. Erläuterungen monatlich an das Group Accounting. Dass das kein Zustand für die Ewigkeit sein konnte, lag auf der Hand.

Hohe dezentrale Zahlungsverkehrskosten identifiziert und erheblich reduziert

Im Zuge der Transformation des Treasury Management erstellten wir ausserdem eine detaillierte Auswertung aller Zahlungen in allen Währungen bei allen Banken. Das Resultat war ernüchternd. Jede Ländergesellschaft hatte eigene dezentrale Prozesse und führte Zahlungen so aus, wie sie es für angebracht hielt. Das führte oftmals zu hohen sichtbaren und nicht-sichtbaren Kosten. Sichtbar waren die direkten Bankspesen, die  (wenn überhaupt) dezentral verhandelt wurden. Weitgehend unsichtbar blieben die mitunter äusserst hohen Wechselkurskosten, wenn z.B. eine Zahlung in USD von einem EUR-Konto ausgelöst wurde.

Um Transparenz zu schaffen und Kosten zu senken, vereinheitlichten wir die Zahlungsprozesse weitgehend mit dem externen spezialisierten Provider «Fides Treasury Services». Alle möglichen Zahlungen sind nunmehr über einen zentralen Hub standardisiert und mit Flatrates ausgestattet. Daraus resultieren eine deutliche Steigerung der Zahlungsgenauigkeit, eine Reduzierung der dezentralen Kosten und eine sehr hohe Transparenz sämtlicher physischer Zahlungsströme.

Die eigene SWIFT Kennung bringt Vorteile

SWIFT ist das größte weltweite Bankenkommunikationssystem. Es steht nicht nur Banken offen, sondern auch großen Unternehmen. Die Mitgliedschaft erleichtert den Zahlungsverkehr. Um in das SWIFT-System aufgenommen werden zu können, sind allerdings erhebliche Vorarbeiten zu leisten.

Da unserAuftraggeber insbesondere durch wiederkehrende Know-your-Customer-Prozesse (KYC-Prozesse) hohe Aufwände entstanden, entschloss sich das Unternehmen, dem SWIFT-System beizutreten. In einen neuen Teilprojekt wurden wir damit betraut, die komplizierten Vorarbeiten für die Beantragung eines sogenannten SWIFT-Kennungscode zu leisten. Nach 4 Monaten erhielt das Unternehmen seinen SWIFT-Kennungscode und ist nunmehr in der Lage. die von den Banken geforderten Informationen nun auf Abruf und ohne weitere Prüfung zur Verfügung stellen zu können.

Digitale Transformation: Wechsel des Treasury Management Systems zu SAP TR

Nachdem wir mit den internen Teams und externen Dienstleistern die Treasury Prozesse erfolgreich harmonisiert hatte, konnte das grösste Teilprojekt Angriff genommen werden: der Umzug des alten Treasury Management Systems und der neuen Komponenten auf SAP TR. In enger Zusammenarbeit mit einem auf solche Migrationen spezialisierten Dienstleister gelang uns , innerhalb von nur neun Monaten sämtliche Einzelprozesse noch einmal zu verifizieren und Stück für Stück mit SAP Treasury zu verbinden

Unternehmen verfügt über effizientes und kostengünstiges Treasury Management

Nach insgesamt mehr als fünf Jahren mit immer wieder neuen Projekten verfügt das Unternehmen nunmehr weltweit über ein effizientes und kostengünstiges Treasury Management sowie eine zuverlässige Liquiditätsplanung. Die Einsparungen im Treasury Management belaufen sich auf gut 1,5 Mio. CHF pro Jahr. Mit verhältnismässig bescheidenen Projektinvestitionen liefert das Projekt eine Internal Rate of Return  (IRR) von mehr als 100 Prozent.

Die Harmonisierung der Prozesse und die gemeinsame Arbeit zahlreichen Stakeholder in den unterschiedlichsten Bereichen des Finanz- und IT-Managements haben ausserdem stark dazu beigetragen, das weltweite Teamwork deutlich zu verbessern und das Silodenken von Ländergesellschaften und Abteilungen abzubauen.

Das Projekt in Stichworten

• Vielzahl von Herausforderungen im Treasury Management identifiziert
  
• Neue Liquiditätsplanung schafft Grundlage für Transformation der Prozesse
  
• Hedge Accounting nach IFRS 9 verringert Volatilität der Sicherungsgeschäfte
  
• Hohe dezentrale Zahlungsverkehrskosten identifiziert und erheblich gesenkt
  
• Digitale Transformation: Wechsel des Treasury Management Systems zu SAP TR
  
• Unternehmen verfügt über effizientes und kostengünstiges Treasury Management