Treasury Reporting
Treasury Reporting ist speziell. Risikofokussiert.
Über Reporting wurde schon viel geschrieben und noch mehr probiert. In den meisten Unternehmen ist Reporting ein Prozess, der aus wenigen Grundelementen besteht und in der Vergangenheit sehr oft verändert wurde aufgrund sich permanent ändernden Anforderungen. Diese Anforderungen können interner- und/oder externer Natur sein. Beispiel für intern ist der Wunsch des Empfängers, die eine und andere Information hinzuzunehmen. Weniger oft wird verlangt, auf eine Information zu verzichten. Doch je höher der Empfänger des Reports im Unternehmen sitzt, desto komprimierter, aber dennoch aussagekräftiger muss ein Information ankommen.
Deshalb bestehen in den allermeisten Unternehmen Standardreports, zumeist aus den ERP-System extrahiert, die jedoch in äusserst aufwendiger Handarbeit in zumeist Microsoft Excel so weit mit anderen Informationensquellen ergänzt werden, dass sie am Ende das gewünschte Ergebnis des Auftraggebers resp. Begünstigten wiedergeben. Die Kunst des Erstellers muss es sein, nach dem Prinzip “so wenig wie möglich, so viel wie nötig” bereit zu stellen. Das setzt voraus:
- Wissen, was der Empfänger möchte. Der Begünstigte ist zumeist Generalist und hat nicht die speziellen Kenntnisse desjenigen, der den Report erstellt. Kurz: Empathie spielt eine grosse Rolle.
- Fachkenntnis der Gebiete, welche rapportiert werden.
- Die Inhalte des Reports verstehen!
- Technische Systemkenntnisse, z.B. Rohdaten aus dem ERP- oder Treasury System extrahieren, gute Excel Kenntnisse.
- Kommunikations- und Organisationsstärke, vor allem, wenn Reports geändert oder hinzugefügt werden, was die Mitarbeit von vielen anderen Personen voraussetzt, z.B. in den Tochtergesellschaften.
Gerade der Punkt 5 ist bei vielen Reportingspezialisten ein Problem. Die Komplexität und der nicht zu unterschätzende Projektaufwand, der auch nur schon kleine Änderungen mit sich bringt, vor allem, wenn dann meistens auch noch andere Gebiete davon betroffen sind, lässt das Reporting über kurz oder lang in beinahe allen Unternehmen einen Status einnehmen, bei dem Informationen ungenügend, intransparent und mithin sogar für das Unternehmen gefährlich (weil nicht bekannt) aufbereitet werden. Der FTE-Aufwand ist das Eine, doch das Resultat ein anderes. Folgend ein Überblick, welche Reports für jedes Unternehmen in der Regel für den Bereich Treasury Usanz sind.
Diese auf den ersten Blick ausserordentlich umfangreich erscheinende Struktur ist unumgänglich, um einen sicheren Betrieb gewährleisten zu können und zeigt auf, dass Treasury eine, wenn nicht sogar die zentrale Stelle im Unternehmen ist, bei der aus allen Richtungen Informationen zusammen fliessen. In kleineren und mittleren Betrieben sind diese Reports oftmals dezentralisiert, z.B. in der Buchhaltung oder dem Controlling. Doch macht es nicht nur aus Effizienzgründen Sinn, diese Reports von einer einzigen Stelle aufbereiten zu lassen, sondern um den Inhalt und vor allem die Zusammenhänge bestmöglich und ohne Redundanzen wiergeben zu können. Wie bereits oben erwähnt, muss unterschieden werden zwischen a) täglicher Ausführung, b) periodischer Überprüfung auf Eignung, c) ändern, undd) neuem Aufsetzen von Reportingstrukturen. Während a) von fest angestelltem Personal erledigt wird, sollte für die Punkte b), c) und d) empfehlenswerterweise externes Know-How hinzugezogen werden, um nicht nur die Reportingempfänger zu befriedigen, sondern insbesondere die Sicherheit des Unternehmens sicher zu stellen.
Excel Berichterstattung
Wie bereits erwähnt, ist Excel ein wichtiges Werkzeug für Treasurer und Controller. Wir haben erfolgreich Excel-Reporting-Strukturen eingeführt (auch in großen Konzernen). Danach kann ein Standard-Reporting sinnvoller sein, um das tägliche Reporting-Geschäft zu bewältigen. Hierfür empfiehlt sich dann eine spezialisierte Treasury-Software. Wir haben Erfahrung in Einführung und Optimierung von Treasury SAP, ION (Reval), Coupa (Bellin) und zahlreichen unterstützenden Tools, wie bspw. TIPCO, Bloomberg, FXall, ThomsonReuters, Fides, Finavigate .
Fragen Sie uns nach Ihrer idealen Reporting-Struktur!